Kontrollierte Projektabwicklung

Kosten- und Termintreue bei der Realisierung von Bauvorhaben setzt eine exakte und kontrollierte Projektorganisation bei allen Planungsbeteiligten voraus. Die Werkgemeinschaft Böhme Hilse setzt hierzu die von ihrer Tochterfirma ADS Gesellschaft für angewandte Datensysteme mbH, Stuttgart, entwickelte Projektsoftware BauProCheck ein.

Die Software wird vom ganzen Team eingesetzt, im Büro und unterwegs. Jeder hat jederzeit seine Projektdaten im Zugriff und effektive Werkzeuge zur Verfügung.

Der Kern von BauProCheck ist ein Projekttagebuch, in dem wie in einem Schiffslogbuch alle Ereignisse und Aufgaben kurz und bündig am Bildschirm notiert werden.

Die ereignisorientierte Tätigkeits- und Aufgabenverfolgung delegiert dann alle Aufgaben automatisch an die richtigen Bearbeiter. Die Aufgaben erscheinen in Wiedervorlagelisten, die nach Kalender angeordnet und nach Projekten, Mitarbeitern, Projektbeteiligten, Datum und Aufgaben beliebig selektiert werden können.

Vor Ort erfassen die Bauleiter Ereignisse, Tätigkeiten, Störungen, Mängel auf mobilen Geräten. Fotos und Notizen werden direkt in die BauProCheck-Software zur Dokumentation und Weiterbearbeitung übertragen.

E-Mails werden automatisch in die Projektakte eingelesen, Projektdateien und Schriftverkehr verlinkt. Damit stehen alle Informationen in einem für alle Mitarbeiter zugänglichen gemeinsamen zentralen Datenpool bereit.

Mit dieser Organisationsstruktur wurde geradezu ein Quantensprung gegenüber der traditionellen Projektorganisation erreicht. Durch die neue Technik ist unabhängig von Anwesenheit und Tagesform von Projektbeteiligen sichergestellt, dass keine Informationen verlorengehen oder Termine übersehen werden, seien es nun Bauherrenentscheidungen, Baustellenbegehungen oder zu überwachende Gewährleistungsfristen.

Informationsverluste oder Missverständnisse bei der Weitergabe an andere Projektbeteiligte gehören der Vergangenheit an. Alle Informationen sind personenunabhängig verfügbar. So können wir jederzeit Auskunft geben und damit schnelle Entscheidungen unterstützen.

Auch Projektaufgaben, die vor längerer Zeit entstanden sind, beispielsweise der nahende Ablauf von Gewährleistungsfristen, bleiben für die Verantwortlichen auf ihrer Aufgabenliste im Blickfeld.

Kettenreaktion in der Qualitätssicherung

Sogenannte „Regelabläufe“ mit einem eingebundenen Formularwesen bedeuten ein gelebtes, aktives QM-System, mit dem sichergestellt wird, dass alle Mitarbeiter im Büro immer mit den neuesten gesetzlichen und technischen Informationen arbeiten.

Durch eine effektive und automatisch entstehende Dokumentation sind Projekthistorie und Entscheidungen jederzeit klar nachvollziehbar. Dies hat nach unserer Erfahrung zu einer für alle Beteiligten vorher nicht gekannten Transparenz in der Projektabwicklung geführt.

Für unsere Bauherren bedeutet das ein Plus an Qualität, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit.